<< Февраль 2021 >>
  Пн. Вт. Ср. Чт. Пт. Сб. Вс.
> 1 2 3 4 5 6 7
> 8 9 10 11 12 13 14
> 15 16 17 18 19 20 21
> 22 23 24 25 26 27 28

В сделках используются электронные документы. Что важно учесть на случай налоговой проверки


Основной вопрос:
компания планирует перейти в отношениях с контрагентами на электронный документооборот. Примут ли налоговые органы в целях исчисления налогов подтверждающие документы в электронном виде?
Решение:
электронные документы могут служить подтверждением хозяйственных операций компании. Но если инспекция потребует их представить, в большинстве случаев придется оформить бумажные копии.

В сделках используются электронные документы. Что важно учесть на случай налоговой проверки

Основной вопрос:
компания планирует перейти в отношениях с контрагентами на электронный документооборот. Примут ли налоговые органы в целях исчисления налогов подтверждающие документы в электронном виде?

Решение:
электронные документы могут служить подтверждением хозяйственных операций компании. Но если инспекция потребует их представить, в большинстве случаев придется оформить бумажные копии.

Современные технологии позволяют при заключении и исполнении сделок перейти на электронный документооборот. Это касается как заключения договоров, так и оформления первичных учетных документов, счетов и платежных поручений, счетов-фактур, получения банковских выписок с лицевого счета компании. Однако в российской правоприменительной практике для целей гражданско-правовых отношений и для налоговых отношений юридическая значимость электронных документов различается. В первом случае юридическая значимость документов определяется нормами Гражданского кодекса и законодательства об информации и электронной подписи, во втором случае – нормами Налогового кодекса и подзаконных актов ФНС России. Эта статья о том, какие документы по сделке компании достаточно хранить в электронном виде, а какие на случай налоговой проверки лучше все-таки дублировать в бумажном виде или оформлять бумажные копии.

Форма представления документов при налоговой проверке

Пункт 2 статьи 93 Налогового кодекса предусматривает, что при проведении налоговой проверки компания вправе представить в налоговый орган истребуемые документы в электронном виде. Но, во-первых, это возможно только по телекоммуникационным каналам связи (то есть передача в инспекцию документов, которые имеются у компании лишь в электронном виде, на каком-либо носителе – флеш-карте, диске и т. д. – не допускается). Во-вторых, такое право у налогоплательщика есть лишь в том случае, если истребуемые документы составлены не просто в электронном виде, а именно по форматам, установленным ФНС России. Следовательно, документы изначально должны быть составлены в этих форматах. Другими словами, возможность передачи документов в электронном виде возникает у налогоплательщиков только после того, как ФНС России разработает необходимые правовые акты и программное обеспечение (п. 2 письма ФНС России от 03.09.10 № АС-37-2/10613@).

Форматы утверждены не для всех документов. В настоящее время форматы разработаны лишь для некоторых видов документов – счетов-фактур, товарных накладных по форме № ТОРГ-12 и актов приемки-сдачи работ (услуг). Форматы для них утверждены приказами ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов» (далее – приказ № ММВ-7-6/172@) и от 05.03.12 № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур <…> в электронном виде» (далее – приказ № ММВ-7-6/138@).

Поэтому только вышеназванные документы, составленные в электронном виде, при условии их соответствия утвержденным форматам компания может передать налоговикам непосредственно в электронном виде. Любые другие документы можно представить только на бумажном носителе в виде копий, заверенных самой проверяемой компанией (п. 2 ст. 93 ГК РФ).

Подпись в электронном документе. Если истребуемый документ имеется у компании лишь в электронном виде, но составлен не по установленным форматам, или формат для этого документа вообще не утвержден ФНС России, то компания должна передать его в инспекцию в распечатанном виде с отметкой «копия верна» (что должно быть заверено печатью компании и подписью ее руководителя). Причем Минфин России в своих письмах неоднократно подчеркивал, что в таком случае на документе должна быть еще и отметка о том, что оригинал подписан квалифицированной электронной подписью или электронной цифровой подписью (письма Минфина России от 11.01.12 № 03-02-07/1-1, от 11.01.12 № 03-02-07/1-2, от 03.11.11 № 03-07-11/297, от 15.09.11 № 03-02-08/96). При этом Минфин России исходит из того, что электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе с собственноручной подписью, если он подписан квалифицированной электронной подписью (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее – закон № 63-ФЗ). Хотя на самом деле соглашением между участниками электронного взаимодействия (в частности, контрагентами по сделке) может быть предусмотрено использование простой (то есть неквалифицированной) электронной подписи и ее равнозначность собственноручной (ч. 2 ст. 6 закона № 63-ФЗ). Однако те документы, которые, согласно законодательству или обычаю делового оборота, должны быть помимо подписи заверены печатью, в электронном виде признаются равнозначными бумажному документу, если они заверены именно квалифицированной электронной подписью (ч. 3 ст. 6 закона № 63-ФЗ).
Внимание: об отличиях простой электронной подписи от квалифицированной, а также о возможностях применения этих подписей см. статью «Новый закон об электронных подписях. Стоит ли отказываться от бумажных договоров» («Юрист компании» № 7, 2011).

Электронные документы как доказательство совершения сделок (налоговых операций)

Форма представления налоговым органам документов в электронном виде – это лишь один из аспектов, связанных с электронным документооборотом. Второй аспект – это доказательственная сила электронных документов в налоговых спорах. Иногда проверяющие делают вывод о том, что те или иные хозяйственные операции, влияющие на налогообложение, компания не доказала, и в результате считают не подтвержденными, например, расходы компании в целях исчисления налога на прибыль или вычеты по НДС. Это влечет за собой доначисление соответствующих налогов, пеней и штрафов. Свою позицию налоговые органы объясняют тем, что соответствующие операции подтверждаются документами в электронном, а не бумажном виде. Но в этих случаях у компании есть шансы доказать свою правоту в суде.

Электронные документы о заключении сделки. Согласно статье 434 Гражданского кодекса, договор в письменной форме может быть заключен в том числе путем обмена документами посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Для достоверного установления субъекта волеизъявления как раз используется электронная подпись. Часть 4 статьи 11 Федерального закона от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – закон № 149-ФЗ) допускает обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью, в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений.

Однако на практике стороны нередко обмениваются в целях заключения сделки электронными сообщениями без применения электронной подписи. В этих случаях налоговые органы зачастую не признают налоговые последствия хозяйственных операций по таким сделкам, ссылаясь на то, что они недействительны из-за несоблюдения простой письменной формы сделки. Но суды эту позицию, как правило, не поддерживают.
Внимание: с помощью электронных писем можно подтвердить факт совершения сделки, только если их формулировки недвусмысленно свидетельствовали о договорных отношениях контрагентов. Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 23.01.12 по делу № А56-9725/201 отклонил ссылку ответчика на электронное письмо, которым тот пытался доказать факт поставки товара. Это письмо содержало лишь данные об автомашинах и водителях без какой-либо ссылки на заключенный между сторонами договор, и из него невозможно было установить, какое отношение имеют упоминающиеся в нем данные к отгрузке товара.
Пример из практики

Налоговая инспекция признала необоснованными вычеты по НДС, которые компания заявила по хозяйственным операциям, совершенным с одним из контрагентов (поставщиком). Инспекция обосновала свою позицию, в частности, тем, что взаимоотношения между контрагентами не могут быть признаны сделкой, так как между ними отсутствует договор, составленный в письменной форме. Стороны действительно не подписывали договор в виде бумажного документа, однако поставки осуществлялись по электронным заявкам, направляемым компанией-покупателем, и подтверждались товарными накладными и счетами-фактурами, составленными в бумажной форме. Компания успешно оспорила решение инспекции в суде. Суд первой инстанции отметил, что несоблюдение простой письменной формы сделки влечет ее недействительность только в случаях, прямо указанных в законе или соглашении сторон (п. 2 ст. 162 ГК РФ). В отношении обычного договора поставки такое последствие законодательством не предусмотрено. Следовательно, применяется иное последствие, а именно: стороны лишаются права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но имеют право приводить письменные и другие доказательства (п. 1 ст. 162 ГК РФ). Поскольку в деле имелись доказательства реального совершения сделок (счета-фактуры, товарные накладные, платежные поручения), суд указал, что отсутствие договора, заключенного в письменной форме, не влечет за собой каких-либо негативных последствий для налогоплательщика, в том числе и для определения его налоговых обязательств. Суды вышестоящих инстанций с этой позицией согласились (решение Арбитражного суда Челябинской области от 18.01.08 по делу № А76-25829/2007, постановления Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.05.08, ФАС Уральского округа от 29.07.08, определение ВАС РФ от 17.10.08 № 13675/08).

В другом деле суд тоже признал ошибочной позицию налогового органа, отказавшего компании в возмещении из бюджета НДС на основании того, что ее экспортные контракты были заключены посредством электронной связи (постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.11.07 по делу № А05-1987/2007).

При этом необходимо учитывать, что если в ходе налоговой проверки потребуется представить договоры, которые компания заключила с контрагентом в электронной форме, то их необходимо будет передать в инспекцию в виде бумажных копий, так как форматов для договоров в электронном виде ФНС России не утверждала.

Первичные документы в электронной форме. В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11. 96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон № 129-ФЗ) все хозяйственные операции компании должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. На основании этих же первичных документов ведется и налоговый учет (абз. 9 ст. 313 НК РФ).

Согласно пункту 7 статьи 9 закона № 129-ФЗ, первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При этом первичный учетный документ должен содержать личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (подп. «ж» п. 2 ст. 9 закона № 129-ФЗ). Поэтому с учетом нормы части 4 статьи 11 закона № 149-ФЗ первичный учетный документ в электронном виде равнозначен бумажному только при наличии в нем электронных подписей ответственных лиц. В такой ситуации дублирование электронного первичного документа на бумажном носителе не требуется. Это подтвердил Президиум Высшего арбитражного суда в постановлении от 20.09.11 № 5365/11. В данном деле компания-грузоотправитель заключила с ОАО «РЖД» соглашение о том, что оформление перевозочных документов осуществляется посредством автоматизированной системы в электронном виде, документы подписываются ЭЦП уполномоченными представителями сторон. Оформление груза к перевозке производится на основании электронной накладной без сопровождения перевозочными документами в бумажном виде, подлинником электронного документа является файл в согласованном формате. В дальнейшем между сторонами возник спор: грузоотправитель счел, что перевозчик просрочил доставку порожних вагонов и направил ему претензию об уплате пеней, приложив распечатки из компьютерной программы железнодорожных накладных. Однако ОАО «РЖД» оставило претензию без рассмотрения, ссылаясь на то, что к ним в нарушение требования законодательства не приложены накладные в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенных копий (ст. 120 УЖТ РФ). В распечатанных накладных в графе «Выдача накладной грузополучателю» не было оттиска календарного штемпеля станции назначения. Тогда грузоотправитель обратился в суд, но его иск был оставлен без рассмотрения – суд тоже решил, что обязательный претензионный порядок не соблюден. Апелляционная и кассационная инстанции разделили это мнение. Однако Президиум ВАС РФ направил дело на новое рассмотрение, указав, что грузоотправитель представил все необходимые и достаточные документы для рассмотрения претензий по существу. Действующим законодательством не предусмотрено представление электронных документов на бумажном носителе с проставлением каких-либо штемпелей, поскольку сама сущность такого документа заключена в его электронной форме.

В другом похожем деле стороны договора поставки согласовали в нем применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации: товарной накладной формы № ТОРГ-12, товарно-транспортных накладных, распоряжений на отгрузку и дополнительных соглашений к договору. В дальнейшем покупатель отказался оплатить товар, отрицая факт его получения (он ссылался на отсутствие товарных накладных в бумажном виде). Поставщик в доказательство представил файл, содержащий электронный документ товарной накладной, подписанной ЭЦП, и сертификат ключа подписи, которой была подписана эта накладная. Эти документы были выполнены на цифровых и бумажных носителях и содержали параметры, алгоритмы, значение и атрибуты ЭЦП. В результате суд пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим лицом ответчика и о доказанности факта передачи ему товара (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 11.08.10 по делу № А43-5226/2010).
Внимание: на практике подтверждение правоотношений контрагентов путем обмена документами, заверенными ЭЦП, давно отработано электронными торговыми площадками. Такой опыт имеет и площадка B2B-Center: в процессе размещения заказа каждая организация подтверждает все свои юридически значимые действия электронной подписью. В случае возникновения спора и организатор торгов, и любой его участник может в суде ссылаться на такое подписанное ЭЦП сообщение как на доказательство.

В целях налогового учета компания тоже может использовать электронные первичные учетные документы с электронными подписями (квалифицированными или ЭЦП). Но, как было указано выше, в случае проверки она может отправить в инспекцию эти документы непосредственно в электронном варианте, только если они соответствуют формату, утвержденному для них ФНС России. В остальных случаях для передачи в инспекцию истребуемых документов их нужно будет оформить как бумажные копии.

Электронные счета-фактуры. Пункт 1 статьи 169 Налогового кодекса прямо допускает составление и выставление счетов-фактур в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком. Электронный счет-фактура подписывается квалифицированной электронной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвержден приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н, а форматы для них – приказом ФНС России № ММВ-7-6/138@. Кроме того, приказом ФНС России от 30.01.12 № ММВ-7-6/36@ утверждены форматы иных документов, необходимых при выставлении счетов-фактур в электронном виде, в частности документов, подтверждающих даты отправки и получения электронных счетов-фактур по телекоммуникационным каналам связи. Необходимо отметить, что возможность выставления счетов-фактур в электронном виде была подтверждена арбитражной практикой еще до того, как она была нормативно закреплена в законодательстве и, соответственно, до утверждения форматов (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 24.09.07 по делу № А32-5748/2007-11/147).



Автор: Руководитель Центра от 12.02.2013   |  Оценка  




 
  




Вы не можете комментировать!
CMS Status-X